Pengertian negosiasi menurut Oliver (dalam Pujaning Ati, Aster: 2015) adalah sebuah transaksi dimana kedua belah pihak mempunyai hak atas hasil akhir. Hal ini memerlukan persetujuan kedua belah pihak sehingga terjadi proses untuk mencapai kesepakatan bersama. Begitu pun dalam Pengadaan Barang/Jasa terdapat kegiatan negosiasi yang dilakukan untuk menemukan suatu keputusan atau kesepakatan kedua belah pihak secara adil dan dapat memenuhi harapan kedua belah pihak. Pada Pengadaan Barang/Jasa para pihak yang dapat melakukan negosiasi yaitu Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pokja Pemilihan, Pejabat Pengadaan, dan Peserta Calon Pemenang. Pada bagian ini akan difokuskan pada negosiasi yang dilakukan oleh Pejabat Pengadaan. Pejabat Pengadaan melakukan negosiasi pada Pengadaan Barang/Jasa (PBJ) dengan menggunakan metode pemilihan:
- Penunjukan Langsung untuk pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang nilai pengadaannya paling banyak Rp.200.000.000,00 dan Jasa
Konsultansi paling banyak Rp.100.000.000,00; - Pengadaan Langsung;
- E-purchasing.
Negosiasi dilakukan terhadap aspek teknis dan harga pada penawaran yang disampaikan oleh peserta pemilihan. Negosiasi seharusnya tidak hanya dilihat sebagai proses untuk mendapatkan harga terendah, namun penawaran yang memenuhi dan tunduk pada persyaratan. Negosiasi dianggap sebagai bagian penting dari strategi pengadaan atau pembelian di semua pengadaan termasuk pengadaan di sektor pemerintah. Klarifikasi, negosiasi teknis dan harga/biaya dikatakan berhasil apabila terjadi kesepakatan antara para pihak.
Pada bagian ini, pembahasan dibatasi pada proses klarifikasi, negosiasi teknis dan harga/biaya pada Pengadaan Barang/Jasa Sederhana.
Negosiasi yang efektif harus menghasilkan biaya yang efektif, perjanjian yang adil, tahan lama, memenuhi kebutuhan yang sah dari kedua belah pihak dan meningkatkan (atau setidaknya tidak merusak) hubungan antara pihak.
Klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga/biaya pada Pengadaan langsung, dilakukan terhadap penawaran yang lulus evaluasi penawaran yang terdiri dari evaluasi administrasi dan kualifikasi, dan evaluasi teknis.
Pejabat Pengadaan melakukan Klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga/biaya untuk mendapatkan Penyedia dengan harga yang wajar serta dapat dipertanggungjawabkan. Klarifikasi, negosiasi teknis dan harga/biaya dilakukan terhadap harga satuan yang dinilai tidak wajar berdasarkan HPS.
Sebelum melakukan negosiasi, Pejabat Pengadaan mencari informasi terkait pekerjaan yang akan dilaksanakan dan harga, antara lain melalui media elektronik dan/atau non-elektronik. Negosiasi harga dilakukan berdasarkan HPS dan/atau informasi lain. Hasil negosiasi harga menjadi nilai harga penetapan pemenang dan sebagai dasar nilai kontrak. Setelah terjadi kesepakatan, Pejabat Pengadaan bersama dengan peserta membuat Berita Acara Hasil Klarifikasi dan Negosiasi. Dalam hal negosiasi harga tidak menghasilkan kesepakatan, Pengadaan Langsung dinyatakan gagal dan dilakukan Pengadaan Langsung ulang dengan mengundang Pelaku Usaha lain.
Bagi pengadaan barang/jasa berdasarkan kontrak harga satuan, panitia/pejabat pengadaan melakukan klarifikasi dan negosiasi terutama terhadap harga satuan item-item pekerjaan yang harga satuan penawarannya lebih tinggi dari harga satuan yang tercantum dalam HPS.
Bagi pengadaan barang/jasa berdasarkan kontrak lumsum, Pejabat Pengadaan melakukan negosiasi hanya pada harga total saja. Negosiasi harga dilakukan berdasarkan HPS atau standar harga yang sudah ditetapkan pemerintah pada tahun saat negosiasi tersebut dilakukan. Jika berdasarkan HPS maka yang dinegosiasi adalah Harga Satuan dalam Daftar Kuantitas dan Harga.
Negosiasi teknis bisa dilakukan terhadap setiap komponen item pekerjaan. Yang perlu diingat negosiasi teknis hanya berdampak pada perubahan harga penawaran pada bagian Harga Satuan. Untuk bagian yang lumpsum, negosiasi teknis hanya berdampak pada kualitas teknis yang lebih baik yang bisa didapatkan dan total harga penawaran tidak berubah.
